Development and implementation of a methodology to improve the management of the engineering interfaces at John Cockerill Industry

Abstract

An interface can be summarized as the junction between two elements, a cooperation area between two people or two teams. Managing these interfaces in the context of project management is critical to the project effectiveness and successful completion. John Cockerill Industry, as an international project-oriented company, has an imperative need for effective interfaces management. Indeed, working with projects requires the cooperation of a lot of different actors and teams from different disciplines and even different countries in this case, which strongly increases the number and complexity of the interfaces. In addition, the concurrent engineering philosophy used today, which involves carrying out a maximum of design tasks in parallel, generates what are called iterations. An iteration occurs when an activity has to start without all the necessary information. It is therefore necessary to come and review this activity once the information is fully available, which hence entails reworking. This again increases the complexity of the interfaces, stressing the importance of good interfaces management. The purpose of this paper is to develop and implement a methodology to allow John Cockerill Industry to improve their interfaces management. The principle will be to start from the work that has to be done on the project, namely the documents to be produced by the engineering department. Based on that, the objective will be to define the work packages that composed the work breakdown structure with a methodology that reduces the number and complexity of the interfaces. The use of a component-based design structure matrix will allow to study the dependencies between documents and group them into activities via the application of a clustering algorithm which will reduce the interfaces. Then the use of an activity-based design structure matrix associated with the partitioning algorithm will allow to find the optimal sequence of activities, reduce the iterations and define the work packages, which will reduce the complexity of the interfaces. Finally, this paper will present a tool implemented in Excel and coded in Microsoft Visual Basic that aims to automate this methodology and make it easy to use.

Une interface se définit comme la jonction entre deux éléments, un espace de coopération entre deux personnes ou deux équipes. La gestion de ces interfaces dans le contexte de la gestion de projet est essentielle à l'efficacité et à la réussite des projets. John Cockerill Industry, en tant qu'entreprise internationale orientée projet, a un besoin impératif d'une gestion efficace des interfaces. En effet, travailler sous forme de projets nécessite la coopération de nombreux acteurs et équipes différents provenant de disciplines différentes et même de pays différents dans ce cas. Ceci a pour effet d’augmenter fortement le nombre ainsi que la complexité des interfaces. De plus, la philosophie d'ingénierie parallèle utilisée à l’heure actuelle, qui consiste à effectuer un maximum de tâches de design en simultané, génère ce que l’on appelle des itérations. Une itération se produit lorsqu'une activité doit démarrer sans toutes les informations nécessaires à sa réalisation. Il est donc requis de retravailler cette activité une fois les informations complètement disponibles. Cela augmente à nouveau la complexité des interfaces, soulignant l'importance d'une bonne gestion de ces dernières. Le but de ce travail est de développer et de mettre en œuvre une méthodologie permettant à John Cockerill Industry d'améliorer sa gestion des interfaces. Le principe sera de partir du travail à réaliser sur le projet, à savoir les documents à produire par le département « engineering ». Sur cette base, l'objectif sera de définir les « work packages » qui composent la « work breakdown structure » avec une méthodologie qui réduit le nombre et la complexité des interfaces. L'utilisation d'une « design structure matrix » basée sur les composants permettra d'étudier les dépendances entre les documents et de les regrouper en activités via l'application d'un algorithme de « clustering », ce qui permettra de réduire le nombre d’interfaces. Ensuite, l'utilisation d'une « design structure matrix » basée sur les activités, associée à l'algorithme de « partitioning », permettra de définir la séquence optimale d'activités, de réduire les itérations et de définir les « work packages », ce qui servira à réduire la complexité des interfaces. Enfin, ce travail présentera un outil implémenté dans Excel et codé en Microsoft Visual Basic visant à automatiser cette méthodologie et à la rendre facile d’utilisation.