Department Interface Operational Efficiency of a Project Oriented Matrix Organization: Case Study at John Cockerill Industry

Abstract

Industrial projects require executing several activities during which design documents are produced and meetings are organized. Both aspects involve the transfer of information between departments concurrently working on project activities. In particular, the project team members are drawn from various departments and depend on each other in executing projects. This thesis emphasizes the importance of managing these necessary interdependencies: the project interfaces. In that regard, interface management seems closely linked to the information management as it requires managing communication, responsibilities, and coordination of interdependent project parties. Moreover, the thesis highlights the added complexity brought by a matrix organization and concurrent engineering in the information transfer. In this context, a methodology is proposed to improve the interface operational efficiency of a project-oriented matrix organization. The latter is developed at John Cockerill Industry and starts by identifying critical interface issues. To do so, semi-structured interviews are conducted with employees. Then, the reported issues are classified in problematics and a cause-and-effect analysis is conducted to distinguish causes from consequences. After that, a risk matrix is used to prioritize root causes and choose the ones to improve. Later on, the scope is described with a Project Scope Statement and the search for improvements can start. Two approaches are first presented. While the Design Structure Matrix (DSM) model is used to represent task dependencies, identify critical interfaces and optimize the project process, checklists are used to ensure the execution of routine tasks so that management is focused on critical tasks. Both approaches are combined to create a tool for interface identification and control. In addition, two other tools are created: a user manual for documentary management and a SharePoint website for meeting information management. The usefulness of these tools is supported by conducting benchmarking internally (at John Cockerill Energy) and externally (at Safran Aero Boosters). Finally, two action plans combining three change management models are defined to help the company initiate their use. In brief, this thesis highlights the importance of three aspects of project management: concurrent engineering, documentary management, and meeting information management. Reaching an efficient interface management requires carefully handling each aspect.

Les projets industriels nécessitent l'exécution de plusieurs activités au cours desquelles des documents de conception sont produits et des réunions sont organisées. Ces deux aspects impliquent le transfert d'informations entre les départements travaillant simultanément sur les activités du projet. En particulier, les membres de l'équipe projet sont issus de différents départements et dépendent les uns des autres dans l'exécution de chaque projet. Ce mémoire souligne l'importance de gérer ces interdépendances : les interfaces de projet. À cet égard, la gestion des interfaces semble étroitement liée à la gestion de l'information, car elle nécessite de gérer la communication, les responsabilités et la coordination des parties interdépendantes du projet. En outre, ce mémoire souligne la complexité supplémentaire apportée par une organisation matricielle et une ingénierie simultanée dans le transfert d'informations. Dans ce contexte, une méthodologie est proposée pour améliorer l'efficacité opérationnelle des interfaces d'une organisation matricielle orientée projet. Celle-ci est développée chez John Cockerill Industry et commence par l'identification des problèmes d’interfaces. Pour ce faire, des entretiens semi-structurés sont menés. Ensuite, les problèmes identifiés sont classés par problématique et une analyse de cause à effet est effectuée pour distinguer les causes des conséquences. Par la suite, une matrice des risques est utilisée pour hiérarchiser les causes profondes et choisir celles pour lesquelles des améliorations doivent être recherchées. Plus tard, le périmètre est décrit et la recherche d'améliorations peut commencer. Deux approches sont présentées. Alors que le modèle de la ‘Design Structure Matrix’ (DSM) est utilisé pour représenter les dépendances entre les tâches, identifier les interfaces critiques et optimiser le processus du projet, des ‘checklists’ sont utilisées pour assurer l'exécution des tâches de routine afin de focaliser la gestion sur les tâches critiques. Les deux approches sont combinées pour créer un outil d'identification et de contrôle des interfaces. En outre, deux autres outils sont créés : un manuel d'utilisation pour la gestion documentaire et un site SharePoint pour la gestion des informations échangées pendant les réunions. L'utilité de ces outils a été étayée par la réalisation d'une analyse comparative en interne (chez John Cockerill Energy) et en externe (chez Safran Aero Boosters). Enfin, deux plans d'actions combinant trois modèles de gestion du changement sont définis pour aider l'entreprise à initier leur utilisation. En résumé, ce mémoire souligne l'importance de trois aspects de la gestion de projet : l'ingénierie simultanée, la gestion documentaire et la gestion de l'information des réunions. Pour parvenir à une gestion efficace des interfaces, il faut traiter chaque aspect avec soin.